Інформація про комунальну організацію (установа, заклад) «Спільна архівна установа Полтавського району» станом на 01 листопада 2023 року
Графік роботи
Понеділок – четвер 8.00. – 17.00.
П’ятниця 8.00. – 15.45.
Перерва з 12.00. до 12.45.
Субота і неділя – вихідні дні.
Графік прийому громадян
понеділок з 8.00. до 12.00; середа з 8.00. до 12.00.
Основні функції архівної установи
Основними завданнями Архівної установи є:
- забезпечення централізованого тимчасового зберігання архівних документів, ведення їх обліку та використання відомостей, що в них містяться;
- додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
Архівна установа відповідно до покладених на неї завдань:
1) здійснює приймання документів з кадрових питань (особового складу) в упорядкованому стані за описами справ, схваленими (погодженими) архівним відділом Полтавської районної державної адміністрації;
2) здійснює приймання документів тимчасового зберігання (до 10 років), у тому числі регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків, зборів, строки зберігання яких на момент ліквідації не закінчилися;
3) веде облік юридичних осіб, що перебувають на стадії ліквідації (банкрутства) протягом ліквідаційної процедури, з метою контролю за науково-технічним опрацюванням, забезпеченням збереженості архівних документів до передачі їх на зберігання до Архівної установи;
4) здійснює моніторинг збереження та науково-технічного опрацювання документів з кадрових питань (особового складу) на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форми власності;
5) забезпечує зберігання архівних документів ліквідованих юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців, які здійснювали свою діяльність (були зареєстровані) на території Полтавського району Полтавської області, відповідно до умов та строків зберігання, визначених Міністерством юстиції;
6) здійснює на підставі договору з юридичною особою, фізичною особою - підприємцем науково-технічне опрацювання документів, що підлягають подальшому зберіганню в Архівній установі;
7) проводить експертизу цінності архівних документів, строки зберігання яких закінчилися, що зберігаються в Архівній установі, подає на розгляд експертній комісії архівного відділу Полтавської районної державної адміністрації акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;
8) веде облік документів, що зберігаються в Архівній установі, у тому числі шляхом створення та підтримання облікових баз даних;
9) створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних документів;
10) здійснює впровадження та використання автоматизованих архівних технологій, створення, вдосконалення та поповнення баз даних, довідкового апарату до документів, що зберігаються в Архівній установі;
11) організовує користування документами у службових, соціально-правових, наукових та інших цілях;
12) інформує громадян, органи державної влади та місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації про склад і зміст документів Архівної установи;
13) проводить роботи щодо встановлення місцезнаходження документів ліквідованих юридичних осіб, що не надійшли до Архівної установи, інформує про це заінтересовані підприємства, установи, організації та громадян;
14) видає архівні довідки, копії документів на запити фізичних і юридичних осіб;
15) забезпечує збереження конфіденційності персональних даних, що обробляються в його інформаційних системах;
16) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.
Для виконання покладених на Архівну установу завдань їй надається право:
1) одержувати від ліквідаторів відомості про кількість, склад і стан науково-технічного опрацювання документів для визначення вартості послуг, що здійснює Архівна установа, відповідно до цін і тарифів, затверджених в установленому порядку, та інші необхідні відомості для роботи;
2) надавати методичну допомогу ліквідаційним комісіям (ліквідаторам) з питань, що входять до компетенції Архівної установи;
3) укладати договори, угоди з юридичними особами та фізичними особами - підприємцями, що не суперечать чинному законодавству, а також Положенню;
4) розробляти та застосовувати договірні ціни на роботи і послуги, визначені чинним законодавством;
5) приймати на депоноване зберігання документи від діючих юридичних осіб;
6) брати участь у засіданнях експертних комісій у разі розгляду на них документів, поданих Архівною установою;
7) брати участь у нарадах, які проводять Полтавська районна державна адміністрація, орган місцевого самоврядування, ліквідаційна комісія (ліквідатор), державний архів Полтавської області, архівний відділ Полтавської районної державної адміністрації, в разі розгляду на них питань роботи з документами;
8) одержувати або приймати в користування на договірних засадах матеріальні цінності й ресурси, а також списувати їх з балансу (за винятком архівних фондів).
Детальніше читайте за посиланням: https://docs.google.com/document/d/1-cTdatEmNjliRuxZrwWcPaoulwSh7JXV/edit?usp=sharing&ouid=109677197025634111517&rtpof=true&sd=true
